برای تمامی مدیران، کنترل حساب‌های دریافتی از جمله موضوعاتی است که از اهمیت بالایی برخوردار است. در نگاه اول مدیریت و محاسبه حساب‌های دریافتی ساده به نظر می‌رسد؛اما از جمله کارهایی است که باید با دقت و تمرکز بالایی انجام گیرد.
برای مدیریت حساب‌های دریافتی سه نکته زیر حائز اهمیت است:
- شرایط پرداخت و ملزومات آن را به مشتریان جدید اطلاع دهید.
- صورت حساب مشتریان را فوراً برایشان صادر کنید.
- وقتی که حسابها بدهی دارند؛ نسبت به محاسبه و پرداخت آن اقدام نمایید.
مدیریت حساب‌های دریافتی نیازمند طی کردن مراحلی است. با کمک مشتریانی که در پرداخت به موقع قسط‌هایشان خوش قول هستند؛ می‌توان حساب‌های دریافتی را مثل آب خوردن مدیریت کرد. اگر مشتریان برای مثال روش‌های پرداخت متفاوتی را انتخاب کنند؛ در روزهای مختلفی بدهی‌شان را پرداخت کنند و یا گاهی زود و گاهی دیر نسبت به پرداخت اقدام کنند؛ تمام این موارد می‌تواند کار را برای بررسی صورت حسابها و دریافتی‌ها سخت کند و نظم و ساماندهی را در تمامی فعالیت‌های شرکت، دشوار کند.
عدم مدیریت حساب‌های دریافتی می‌تواند باعث ورشکستگی تجارت شما شود.
وقتی مشتریان پول شما را دیر پرداخت کنند یا اصلاً پرداخت نکنند؛ احتمال اینکه جریان نقدینگی شرکتتان با مشکل مواجه شود، بسیار ممکن می‌شود. گاهی اوقات، بیش از پول موجود در حسابتان خرج می‌کنید و بدین ترتیب توانایی پرداخت صورت حسابها را نخواهید داشت.
اکثر کارشناسان معتقدند که حدود ۹۰ درصد از شرکتها به دلیل مشکلات نقدینگی بسته می‌شوند. سهل‌انگاری بیش از حد یا مدیریت اشتباه حساب‌های دریافتی اغلب منجر به کسری نقدینگی مخرب می‌شود.
اعمال یک سیستم مالی مناسب برای مدیریت حساب‌های دریافتی یکی از عوامل موثر برای بهبود عملکرد شرکت است و از کسری نقدینگی دردسرساز جلوگیری می‌کند.
۱۰ راه موثر برای مدیریت حساب‌های دریافتی
بعضی از این راه‌حل‌ها ممکن است روش‌های معمولی‌ای برای مدیریت حساب‌های دریافتی به حساب آیند؛ ما از این متعجب هستیم که چطور برخی شرکتها از این راهنمایی‌های مهم پیروی نمی‌کنند. پس این ۱۰ روش را با ما مرور کنید:
۱- فقط روی اعتبار یک نفر حساب نکنید.
قبل از توافق بر سر انجام کاری با یک مشتری بر حسب اعتبارش یا اعتقادات خوب درباره‌ی او تصمیم‌گیری نکنید. یک چک اعتباری از او بخواهید و تقاضای گرفتن استعلام کنید. اکثر مشتری‌های حقوقی حساب‌های اعتباری دیگری هم دارند و از به اشتراک گذاری این حسابها به عنوان پشتیبان، استقبال می‌کنند.
۲- از یک نفر به صورت شخصی ضمانت بگیرید.
وقتی که با یک شرکت حقوقی کار می‌کنید از آنها تقاضا کنید تا شخصی اعتبارشان را ضمانت کند و از کسی بخواهید که پرداختی‌ها را به عهده بگیرد. این کار، صاحب شرکت یا کسی که ضمانت‌نامه را امضا می‌کند؛ برای پرداخت بدهی مسئول می‌کند تا صورت حساب شما به موقع پرداخت شود.
۳- اولین کار در تجارت، نوشتن قرارداد پرداخت است.
قبل از ایجاد رابطه‌ی کاری با یک مشتری جدید، تمام قوانین پرداختی را به صورت مکتوب توضیح دهید. به مشتریان اجازه دهید بدانند که موعد صورت حسابشان کی خواهد بود و چقدر زمان برای پرداختش دارند قبل از اینکه برایشان دیرکرد حساب شود و یا زیان عدم پرداخت در نظر گرفته شود.
۴- صورت حسابها را به موقع بفرستید.
به طرز عجیبی کلید داشتن نقدینگی مثبت بی اهمیت در نظر گرفته شده است و اگر شما صورتحساب مشتریتان را به موقع نفرستید پس نباید انتظار پرداخت به موقع از آنها داشته باشید. صورتحساب هر مشتری را تهیه کنید؛ مدارک را فوراً بفرستید و از نرم افزار حسابداری دریافت و پرداخت کمک بگیرید تا روند درست را به جریان بیاندازید.
۵- روش‌های پرداخت آسان را پیشنهاد دهید.
مشتریان معمولاً وقتی که روش‌های پرداختی راحتی دارند دو برابر سریع‌تر بدهی‌شان را پرداخت می‌کنند. ارائه‌ی راه‌حل‌های پرداخت با موبایل و پذیرش پرداخت از طریق روش‌های بانکی، سپرده‌های الکترونیک و کارت‌های اعتباری به این معنی است که نباید صبر کنید تا مشتری برایتان چک بیاورد.
۶
- پرداختی‌ها را به محض واریز بررسی کنید.
از حساب‌های دریافتی‌تان گزارش روزانه تهیه کنید تا مطمئن شوید که پرداختی‌ها به حسابتان آمده است. به محض اینکه مشتری دیرکرد داشت طبق برنامه‌تان اقدام کنید.
۷- برای دیرکردها برنامه داشته باشید.
برای برخورد با دیرکرد مشتریان برنامه و تدبیری بیاندیشید تا بتوانید آنها را کنترل کنید.
این سوالات را بعد از چند روز دیرکرد مشتریان، از خودتان بپرسید:
- جریمه‌ی دیرکرد را کِی دریافت کنید؟
- برای یادآوری پرداخت، چه زمان باید ایمیل ارسال کنید؟
- با مشتری چه زمانی باید تماس بگیرید؟
- گزارش دیرکرد حساب یا فاکتور را چه زمانی باید بفرستید؟
- چه کسی را برای جمع آوری بدهی به مشتریان معرفی می‌کنید؟
۸- در مواجه با قوانین ثابت قدم باشید
نرم افزار حسابداری مدیریت حساب‌های دریافتی و دیرکردها را به هیچ عنوان کنار نگذارید و در مورد قوانین‌تان محکم باشید. هیچگاه دیرکرد حسابها را برحسب مورد مدیریت نکنید. تمامی مراحل را برای مشتریانتان طی کنید (اخطار دیرکرد بفرستید، جریمه‌ی دیرکرد در نظر بگیرید و تماس تلفنی برقرار کنید) و با تمام مشتریان بدهکار نیز یکسال برخورد کنید. می‌دانیم که این کار در مدیریت حساب‌های دریافتی ساده نیست اما باعث بهبود جریان نقدینگی و تابعیت از قوانین شرکت می‌کند.
۹- تلفن را بردارید.
وقتی پرداخت بدهی مشتری به تعویق می‌افتد؛ به ارسال یک ایمیل یا پیامک کفایت نکنید؛ تماس گرفتن، کارآمدترین روش است. از زمان حداکثر بهره را ببرید و با مشتری تماس بگیرید تا به او یادآور شوید که موعد پرداخت بدهی‌اش فرا رسیده و آیا از خدمات و محصول دریافتی راضی است یا خیر. روش‌های پرداختی را بار دیگر به او بگویید و زمان دقیق پرداختی را از هر مشتری سوال کنید. مکالمه‌تان را میتوانید ضبط کنید و اگر بدهی پرداخت نشد دوباره تماس بگیرید.
۱۰- بدانید که کی باید یک مشتری را ترک کنید.
اگر مشتری‌ای دارید که عادت به پرداخت دیر از موعد حسابها دارد؛ باید در مورد آن مشتری، تصمیمات لازم را اتخاذ کنید. ممکن است این مشتری برای شما هزینه‌بر باشد. ریسکش را در نظر بگیرید که ممکن است در آینده یک یا چند مشتری به پرداخت بدهی بی‌توجهی کنند و پرداخت با تاخیر هر مشتری، برای شما چه عواقبی به‌بار خواهد آورد.
دو فاکتور ریسک‌پذیری نقدینگی و منافع رابطه‌تان با مشتری را در نظر بگیرید.
اگر نمی‌خواهید به راحتی با مشتری قطع رابطه کنید از اعتبارش کم کنید و از او بخواهید قبل از موعدش تسویه کند. آیا ابزار مدیریت حساب‌های دریافتی برای این کار موجود است؟ آیا در مورد سیستم دریافت و پرداخت نرم افزار سپیدار اطلاعات کاملی دارید؟
سیستم دریافت و پرداخت نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم
وجه نقد مهم‌ترین دارایی هر شرکتی است. برای مدیریت بهتر وجه نقد شرکتتان، سیستم دریافت و پرداخت نرم افزار حسابداری شرکتی سپیدار، امکانات زیر را در اختیار شما قرار می‌دهد:
برخی از ویژگی‌های سیستم دریافت و پرداخت سپیدار:
- گزارش از مانده و گردش حساب‌های بانکی و صندوق به تفکیک
- دریافت و پرداخت از طریق چک، حواله، وجه نقد و دستگاه کارت خوان
- امکان راس‌گیری دریافت‌ها و پرداخت‌ها
- دریافت و پرداخت چک‌های تضمینی
- امکان تسویه دستگاه‌های کارت خوان
- چاپ چک و کلر بانک
- ثبت تمامی فرایندهای گردش چک
- لیست چک‌های سررسید شده و در جریان وصول
- کنترل مانده منفی حساب‌های بانک و صندوق
- امکان دریافت صورتحساب بانک و تهیه مغایرت بانکی خودکار برای هر حساب
