در طی مراحل اولیه‌ی رشد شرکت، منابعی مثل زمان و پول در موفقیت یا شکست یک شرکت کوچک یا متوسط سهیم است. شرکت‌های تازه‌کار و نوپا معمولاً توانایی تامین خدمات حسابداری یا ساماندهی در محل شرکت را ندارند.
نقش‌ها و مسئولیت‌های یک تیم حسابداری
با کمک کارمندان حسابداری، میتوانید از پس کارکردهای روزانه، تطبیق مالیات، تنظیم لیست‌های پرداخت بربیایید. بیشتر صاحبان شرکت‌های کوچک متوجه میزان خدمات و ساختار بخش حسابداری نیستند. برای اطلاع کامل از خدمات جامع واحد حسابداری، باید فرق بین نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد حسابداری را بدانید.
دفتردار
مسئولیت‌های یک دفتردار شامل ساختارهای تراکنشی‌ای مثل پرداخت قبض‌ها، صورت حسابها، ورود اطلاعات و پیگیری لیست‌های پرداخت، درآمد و هزینه‌ها است. دفترداران منبع ثبت کل اطلاعات مالی هستند. برای اطلاع از گزارشات دقیق و به موقع، لازم است که دفترداران با دقت و حساسیت بالا کار کنند. آنها همچنین باید کاملاً متوجه سیستم ثبت شرکت باشند و چگونگی مرتب سازی تراکنش‌ها را بدانند. در بحث نرم‌افزارهای حسابداری، یک دفتردار باید بر تمامی سیستم‌های مورد استفاده شرکت، مسلط باشد.
حسابدار
حسابداران گاهی، کارهای دفترداران را انجام می‌دهند؛ اما آنها تحصیلات یا مدارک مرتبط در حوزه مالی دارند؛ معمولاً باتجربه‌تر هستند و نسبت به دفترداران مهارت بیشتری دارند. حسابداران، ساختارهای حسابداری را انجام و لیست‌های پرداخت را تطبیق می‌دهند؛ پرداختی‌های حساب را مرور می‌کنند و حسابها را متعادل می‌سازند تا مطمئن شوند که گزارشات درآمد و برگه‌های تعادل دقیق هستند.
حسابداران، سطح متوسطی در مجموعه‌ی حسابداری و دفترداری دارند و مسئولیت اعمال سیاست‌های حسابداری و فرایندش را بر عهده می‌گیرند. علاوه برآن، آگاهی و تسلط از سیستم‌های حسابداری و مالی از ویژگی‌های بارز یک حسابدار خبره است.
بازرس‌ها
مسئولیت وارسی مراحل مالی و به موقع بودن گزارشات و مدیریت ساختارهای حسابداری شرکت به عهده بازرس است. بازرس‌ها، برنامه‌ی زمانی آخر ماه دارند و جمع‌آوری گزارشات بخش حسابداری، در زمان مناسب و تحویل به فرد مناسب را برعهده دارند. بازرسان معمولاً باید از پیشبرد سیاست‌های مجموعه اطمینان حاصل کنند و اصول GAAP را به اجرا درآورده و استانداردهای FASB را رعایت کنند.
مدیر ارشد مالی CFO
مسئولیت‌های مدیران ارشد مالی، متمرکز بر آینده‌ی شرکت و تصمیماتی است که شرکت می‌گیرد تا به اهدافش برسد. اگر لازم باشد یک مدیر ارشد مالی، گاهی باید وظایف یک بازرس را انجام دهد.
در راس مجموعه‌ی حسابداری، مدیر ارشد مالی، گزارشات و داده‌های حسابداران را تحلیل می‌کند تا چالش‌های مالی پیش رو را پیش‌بینی و پیش‌گیری کند و استراتژی‌های مناسبی را برای کمک به رشد شرکت، کاهش هزینه‌ها و افزایش سودبری بکار بندد.
شش منفعت استفاده از خدمات حسابداری برای شرکت‌های کوچک
۱- گرفتن تصمیمات هوشمندانه:
تراکنش‌ها و اطلاعات دقیقی که در یک زمان، تحویل داده می‌شوند؛ به صاحبان شرکت اجازه‌ی برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری بهتر را می‌دهد.
۲- سیستم بهینه:
یک مجموعه حسابداری جامع، تکنولوژی شرکت را در کل بهینه می‌سازد؛ تا از ورود اطلاعات بیهوده و ملال‌آور جلوگیری کرده؛ گزارشات را به جریان بیاندازد و هزینه‌های شغل را برای جمع‌آوری اطلاعات کارآمد گزارش کند.
۳- نقدینگی را بالا ببرید:
یک مجموعه‌ی حسابداری با خدمات جامع باعث افزایش نقدینگی می‌شود و درنتیجه صاحبان شرکت می‌توانند کسری نقدینگی را پیش‌بینی کرده و برایش آماده شوند.
۴- ریسک‌پذیری را پایین بیاورید:
با تفکیک وظایف و استفاده از کارشناسان خبره در شرکت، میتوانید ریسک مسائل مالی داخلی و تطبیق و تنظیم مالیات را کاهش دهید.
۵- بالا بردن سوددهی
با داشتن داده‌های معنی‌دار و قابل اجرا، صاحبان شرکتها می‌توانند سوددهی را بالا ببرند؛ هزینه‌ها را پایین بیاورند؛ قیمت‌ها را بهینه‌سازی کنند و از میزان سود افزایش یافته، لذت ببرند.
۶- استراتژی رشد
با پیگیری و اندازه‌گیری کلیدهای درست عملکردی که در مجموعه‌ی حسابداری جامع شناخته شده‌اند، صاحبان کار می‌توانند اهداف قابل دسترسی‌ای در نظر بگیرند و پیشرفت شرکت را به سمت آنها شاهد باشند.
فاصله‌ی بین یک شرکت کوچک و بخش پشتیبانی
شرکت‌های کوچک برای درک کامل توانایی‌های بخش پشتیبانی لازم است که از خدمات بخش حسابداری مطلع باشند و از یک یا دو کارمند دفتردار، حسابدار، بازرس یا مدیر ارشد مالی استفاده کنند. بخش پشتیبانی شرکت‌های کوچک، همچنین نیازمند یک تکنولوژی بهینه شده هستند تا روند حسابداری و استراتژی‌های مالی را بررسی کنند.
شرکت‌های کوچک، دیگر نگران فعالیت‌های حسابداری نباشند!
مشکل؟
اکثر شرکت‌های کوچک توانایی به کارگیری کارمندان زیادی که تجربه و شرایط کافی را داشته باشند؛ ندارند. زیرا هزینه‌های استخدام و آموزش، بالا است. تامین فضای دفتری و مدیریت از عهده‌ی شرکتها خارج بوده و نمی‌توان کارمندان ماهری را در مجموعه‌ی حسابداری استخدام نمود. آنها همچنین نمی‌توانند ریسک ساخت یک مجموعه جامع را آسان بپندارند.
ساختارهای مالی و دفتری شرکت‌های کوچک نبز نیازمند حضور حسابداران تمام وقت نیستند. در نتیجه لازم نمی‌دانند که مجموعه‌ی کاملی از خدمات حسابداری را فراهم آورند و افراد را استخدام کنند. وقتی که می‌خواهید یک مجموعه‌ی حسابداری حاضر در محل را بکار بگیرید، مقدار حقوق‌هایشان چیزی حدود ۳ تا ۴ میلیون می‌شود. چنین مجموعه‌ی کاملی قطعاً درآمدزا خواهند بود و در شرکت‌های کوچک باید ابتدا برای جمع‌آوری سهام تلاش کرد تا بتوان روی آن به جهت سوددهی سرمایه گذاری نمود.
کسری بودجه در یک مجموعه حسابداری مانند داشتن کسری در استفاده از زمان است. شما تا جای ممکن از مجموعه سود خواهید برد و لازم نیست که نگران هزینه‌های کلی و ریسک سرمایه‌گذاری‌تان باشید. با انتخاب یک حسابدار همراه، میتوانید به یک تیم دسترسی پیدا کنید و سیستم شرکت و روند کاری‌اش را بهبود ببخشید؛ در هزینه‌ها صرفه‌جویی کرده و سوددهی را بالا ببرید. شما میتوانید از نیروهای انسانی، استفاده بهتری کرده و به کارشناسان مالی دسترسی داشته باشید تا به شما در مدیریت و استفاده از گزارشات مالی کمک کنند و برنامه‌های متفکرانه‌ای برای رشد شرکت داشته باشند.
یک شرکت کوچک یا متوسط با داشتن یک مجموعه‌ی کامل حسابداری می‌تواند خود را از رقیبان جلو بیاندازد و قیمت، محصولات و خدمات بهتری ارائه دهد. فروش قطعی، ارائه استراتژی‌های بازاریابی و روند استخدام بهینه از دیگر مزایای حضور یک تیم حسابداری است.
